Quem é organizado, é.





Novembro 2016. Fazia quase dez anos que eu não ia lá. Da última vez tinha sido em 2007, porque na verdade e me desculpem os médicos, o bom mesmo é não precisar deles.

A atendente perguntou meu nome. Informei.

Atrás dela tinha uns arquivos de aço com gavetas, abarrotados de fichas pautadas, daquelas com quase 22 cm de largura e um pouco mais de 10 cm de altura, já com as bordas desgastas pelo tempo, manuseio e a primeira impressão pareciam muito desorganizados.

A atendente virou a cadeira para trás, com as pontas dos dedos passou algumas fichas e retirou um molho, rapidamente. Eu perguntei se ela queria ajuda para procurar minha ficha. Ela, sem levantar a cabeça, disse que não.

Em menos de dois minutos, acredito eu e para minha surpresa, a atendente tirou a ficha e guardou o restante na gaveta. Perguntou meus dados pessoais para atualizá-los, enquanto eu dizia também para mim mesma: não estava desorganizado. O arquivo funcionou.

Na Era dos Bytes, da velocidade da informação, da racionalização do papel para reduzir o impacto sobre o meio ambiente e do efêmero, ter um arquivo daquele no consultório localizado nos dos bairros mais caros por metro quadrado do Recife, parecia surreal. Mas, acreditem, ainda existem muitos e aquele atendeu ao conceito do bom arquivo.

Mas, o que é um bom arquivo? É o que resgata, em menor espaço de tempo, as informações armazenadas, de forma ordenada, para responder precisamente a uma busca. Um bom guarda-roupa é aquele que guarda de maneira organizada nossos pertences e encontramos rapidamente aquele vestido amarelo, com flores brancas, que usamos no réveillon de 2009, e que não nos desfazemos por guarda consigo boas recordações.

Simples assim.

Quanto maior a quantidade de informações que agregamos ao nosso objeto de pesquisa, maior será a nossa necessidade de ter eficientes ferramentas de busca que permitam não apenas resgatar, mas comparar, analisar, atualizar, recriar, compilar e relatar as melhores respostas. É aqui que entra o computador.

Mas, não adianta adquirirmos os melhores softwares para aperfeiçoar o trabalho, se não desenvolvermos a nossa capacidade de organização, básica. Por isso, encontramos escritórios pessoais abarrotados de papéis, ao lado do “velho” computador.

Então, pra que isso?

Para nos dar o conforto de sabermos que podemos, a qualquer momento, lançar mão de uma organização, nem que seja na aposentadoria, ou melhor, quando teoricamente iremos precisar de menos respostas do nosso arquivo porque nossos interesses podem estar mais diversificados.




Então, qual o melhor método de arquivamento? O da mesa?

Aquele em que colocamos tudo em cima da mesa e um aviso oral e escrito “proibido faxina”, mas encontramos rapidamente o que precisamos? E vivemos tendo medo que estranhos entrem no nosso ninho?

Ou aquele método que não tem medo de estranhos, porque está tão organizado para que todos tenham acesso, inclusive nós?

Quem é organizado, é.

Quem não é organizado, pede ajuda.

Quem ajuda, deve escutar a necessidade de quem vai usar.

E quem vai usar um arquivo, deve obter a resposta rápida 
para sua busca.

Então o primeiro passo para se construir um bom arquivo é não ter medo de disponibilizar para o outro.

Neste início de ano, ocasião propicia para se fazer uma boa faxina, vale à pena refletirmos sobre o assunto.







Um comentário:

  1. Muito bom, como sempre! Feliz 2017, vi um anuncio hoje no facebook de recordação do seu blog e resolvi passar para dá uma olhadinha! beijão

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